Algemene Voorwaarden

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende termen gebruikt:

ComplianceGuard:

De aanbieder van compliance software en gerelateerde diensten, gevestigd in Nederland.

Klant:

De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de ComplianceGuard software of diensten.

Software:

De ComplianceGuard applicatie en alle bijbehorende functionaliteiten voor compliance management.

Diensten:

Alle door ComplianceGuard geleverde diensten, inclusief software toegang, ondersteuning en consultancy.

Overeenkomst:

De tussen partijen gesloten overeenkomst voor het gebruik van ComplianceGuard software en/of diensten.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en dienstverlening van ComplianceGuard.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.

Indien een of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

3. Dienstverlening

3.1 Software als Dienst (SaaS)

ComplianceGuard levert software als een dienst via een webapplicatie. De software is toegankelijk via internet en wordt gehost op servers in Nederland.

3.2 Beschikbaarheid

ComplianceGuard streeft naar een beschikbaarheid van 99% van de software, gemeten over een kalenderjaar. Uitgezonderd zijn:

• Gepland onderhoud (aangekondigd minimaal 24 uur van tevoren)
• Storingen bij derde partijen (hosting, internet providers)
• Overmacht situaties

3.3 Ondersteuning

Ondersteuning wordt geboden tijdens kantooruren (maandag t/m vrijdag, 09:00-17:00) via:

• E-mail: info@complianceguard.nl
• Telefoon: +31 6 10 90 90 28

3.4 Updates en nieuwe functies

ComplianceGuard kan de software te allen tijde bijwerken met verbeteringen, nieuwe functies of beveiligingsupdates. Belangrijke wijzigingen worden van tevoren gecommuniceerd.

4. Toegang en Gebruik

4.1 Gebruikersaccount

Voor toegang tot de software is een gebruikersaccount vereist. De klant is verantwoordelijk voor:

• Het vertrouwelijk houden van inloggegevens
• Alle activiteiten die plaatsvinden onder het account
• Het onmiddellijk melden van ongeautoriseerd gebruik

4.2 Toegestaan gebruik

De software mag alleen worden gebruikt:

• Voor compliance management doeleinden
• Door de geautoriseerde gebruikers van de klant
• Binnen de licentievoorwaarden van het gekozen abonnement
• In overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving

4.3 Verboden gebruik

Het is niet toegestaan om:

• De software te reverse engineeren of te kopiëren
• Toegang te verkopen of door te verkopen aan derden
• De software te gebruiken voor illegale activiteiten
• Kwaadaardige code te uploaden of de beveiliging te proberen te omzeilen
• Overmatige belasting op de servers te veroorzaken

5. Prijzen en Betaling

5.1 Abonnementsprijzen

De prijzen voor ComplianceGuard abonnementen zijn beschikbaar op onze website en zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

5.2 Facturering

Facturering vindt plaats:

• Vooraf voor de abonnementsperiode
• Automatisch via de gekozen betaalmethode
• Per maand of jaar, afhankelijk van het gekozen abonnement

5.3 Betaaltermijn

Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden betaald. Bij niet-tijdige betaling kan de toegang tot de software worden opgeschort.

5.4 Prijswijzigingen

ComplianceGuard kan prijzen wijzigen met een opzegtermijn van 30 dagen. Bestaande klanten krijgen minimaal 30 dagen van tevoren bericht.

6. Gratis Proefperiode

6.1 30 dagen gratis

Nieuwe klanten kunnen gebruik maken van een gratis proefperiode van 30 dagen met volledige functionaliteit.

6.2 Voorwaarden proefperiode

• Geldig voor nieuwe klanten die nog geen proefperiode hebben gehad
• Geen creditcard of betaling vereist tijdens de proefperiode
• Automatische beëindiging na 30 dagen zonder verplichtingen
• Data blijft 30 dagen na afloop beschikbaar voor export

6.3 Overgang naar betaald abonnement

Om na de proefperiode door te gaan is een betaald abonnement vereist. Alle data en instellingen blijven behouden bij de overgang.

7. Gegevens en Privacy

7.1 Klantgegevens

Alle gegevens die de klant in de software invoert, blijven eigendom van de klant. ComplianceGuard heeft geen rechten op deze gegevens.

7.2 Gegevensverwerking

ComplianceGuard verwerkt persoonlijke gegevens conform onze Privacy Statement en de AVG/GDPR wetgeving.

7.3 Gegevensbeveiliging

ComplianceGuard implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beschermen:

• Encryptie van gegevens in transit en at rest
• Regelmatige beveiligingsaudits
• Toegangscontrole en logging
• Nederlandse servers (geen data export buiten EU)

7.4 Data export en portabiliteit

Klanten kunnen te allen tijde hun gegevens exporteren in standaard formaten (PDF, Excel, CSV).

8. Intellectueel Eigendom

8.1 Software eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de ComplianceGuard software berusten bij ComplianceGuard. De klant verkrijgt enkel een gebruiksrecht.

8.2 Klant content

De klant behoudt alle rechten op de content (gegevens, documenten, configuraties) die in de software wordt ingevoerd.

8.3 Feedback en suggesties

Feedback en suggesties van klanten kunnen door ComplianceGuard worden gebruikt voor productverbetering zonder vergoeding.

9. Aansprakelijkheid

9.1 Beperking van aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van ComplianceGuard is beperkt tot het bedrag van de laatste jaarnota, met een maximum van €10.000 per incident.

9.2 Uitgesloten schade

ComplianceGuard is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade (zoals gederfde winst)
• Schade door onjuist gebruik van de software
• Schade door derde partijen
• Schade door overmacht

9.3 Klant verantwoordelijkheden

De klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor:

• De juistheid van ingevoerde gegevens
• Het naleven van compliance verplichtingen
• Het maken van back-ups van kritieke gegevens
• Het up-to-date houden van contact- en facturatiegegevens

10. Opzegging en Beëindiging

10.1 Opzegging door klant

De klant kan het abonnement opzeggen:

• Via de software instellingen
• Per e-mail naar info@complianceguard.nl
• Met ingang van de volgende facturatieperiode
• Zonder opzegtermijn bij maandabonnementen
• Met 30 dagen opzegtermijn bij jaarabonnementen

10.2 Opzegging door ComplianceGuard

ComplianceGuard kan de overeenkomst beëindigen bij:

• Niet-betaling na 30 dagen
• Misbruik van de software
• Schending van deze voorwaarden

10.3 Gevolgen beëindiging

Na beëindiging van het abonnement:

• Wordt de toegang tot de software onmiddellijk gestopt
• Blijven gegevens 30 dagen beschikbaar voor export
• Worden gegevens daarna permanent verwijderd
• Vervallen alle rechten en verplichtingen

11. Overmacht

ComplianceGuard is niet aansprakelijk voor het niet nakomen van verplichtingen als gevolg van overmacht, waaronder:

• Natuurrampen of extreme weersomstandigheden
• Pandemieën of andere gezondheidscrises
• Oorlog, terrorisme of andere gewelddadigheden
• Storingen bij internetproviders of hosting providers
• Cyberaanvallen of andere beveiligingsincidenten
• Wijzigingen in wet- of regelgeving

Bij overmacht wordt de overeenkomst opgeschort totdat de overmacht situatie is beëindigd.

12. Geschillen en Toepasselijk Recht

12.1 Nederlands recht

Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitzondering van internationale verdragen.

12.2 Bevoegde rechter

Alle geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij partijen kiezen voor arbitrage of mediation.

12.3 Geschillenregeling

Bij geschillen streven partijen naar een oplossing via:

1. Direct overleg tussen partijen
2. Mediation via een erkende mediator
3. Juridische procedure als laatste resort

13. Wijzigingen

13.1 Wijziging voorwaarden

ComplianceGuard kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden van kracht 30 dagen na bekendmaking via:

• E-mail naar bekende klanten
• Melding in de software
• Publicatie op de website

13.2 Bezwaar tegen wijzigingen

Klanten kunnen bezwaar maken tegen wijzigingen door het abonnement op te zeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging.

13.3 Versiegeschiedenis

• Versie 1.0 (24 juli 2025): Eerste versie algemene voorwaarden

14. Contact en Vragen

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kunt u contact opnemen:

Voor juridische vragen over deze voorwaarden kunt u ook contact opnemen via juridisch@complianceguard.nl.